Prosedur Layanan

PEMASANGAN JARINGAN BARU


  1. Unit Kerja mengirimkan surat permohonan ke KaPSDI yang diketahui/ditandatangani Pimpinan Unit Kerja;
  2. KaPSDI akan mendisposisikan permohon pemasangan jaringan baru dari unit kerja ke KaBidJar;
  3. KaBidJar akan mengirimkan staf bidang jaringan untuk melakuk survey ke unit kerja;
  4. Staf bidang jaringan yang diberi tugas melakukan survey lapangan dengan menggunakan form survey FO-UGM-TIK-01-01;
  5. Dari hasil survey (FO-UGM-TIK-01-01), dikeluarkan dokumen RAB serta estimasi lama pengerjaan oleh KaBidJar;
  6. RAB dari KaBidJar akan dimintakan persetujuan KaPSDI. Apabila disetujui, RAB tersebut akan dikirimkan ke unit kerja yang memohon sambungan jaringan baru;
  7. Setelah penyambungan selesai dilaksanakan, maka akan dilakukan uji kualitas penyambungan sesuai dengan form uji kualitas FO- UGM-TIK-01;
  8. Bila uji kualitas (FO-UGM-TIK-01-) berjalan dengan baik, maka KaPSDI dan atau pimpinan lain atas nama KaPSDI mengeluarkan tagihan ke unit kerja;
  9. Bila dalam uji kualitas hasil yang didapat tidak sesuai dengan standar maka akan dilakukan pengecekan ulang pada sambungan yang telah terpasang.

PENYEDIAAN BANDWIDTH


  1. Pimpinan unit kerja mengirimkan permintaan pengubahan bandwidth kepada KaPSDI;
  2. KaPSDI atau SetPSDI mendisposisikan permintaan pengubahan bandwidth unit kerja kepada KaBidJar atau bidang terkait yang dapat mengeksekusi secara langsung;
  3. KaBidJar menunjuk salah satu staf untuk melakukan cek ketersediaan bandwidth berdasarkan data daftar ketersediaan bandwidth apabila pengubahan bandwidth berupa penambahan bandwidth;
  4. Apabila bandwidth tidak mencukupi, staf yang ditunjuk melaporkan kepada KaBidJar;
  5. Setelah selesai melaksanakan pengubahan, petugas melakukan pembaharuan data daftar ketersediaan bandwidth dan menambahkan pada catatan history;
  6. Staf yang ditunjuk melaporkan penyelesaian tugas ke KaBidJar;
  7. Kabidjar akan menginformasikan status penyelesaian layanan kepada unit kerja/pemohon melalui media yang digunakan untuk mengirimkan permohonan.

 

PENGUBAHAN DNS


  1. Unit Kerja mengirimkan permintaan nama domain kepada KaPSDI;
  2. KaPSDI akan mendisposisikan permintaan layanan tersebut kepada KaBidJar;
  3. KaBidJar akan memeriksa permintaan tersebut, apabila permintaan berupa delegasi NS record dan server DNS unit kerja tidak di bawah pengelolaan unit kerja sendiri, maka permintaan tersebut tidak dikabulkan;
  4. Apabila permintaan pengubahan DNS berupa pengubahan entri A record atau delegasi NS record dimana server DNSnya di bawah pengelolaan sendiri, maka KaBidJar akan memerintahkan staf bidang jaringan untuk melakukan pengubahan pada DNS;
  5. Setelah pengubahan dilakukan, staf yang diberi tugas mengupdate history pada daftar pengubahan DNS;
  6. Staf bidang jaringan melaporkan hasil tugas ke KaBidJar;
  7. Kabidjar melaporkan ke unit kerja/pemohon terkait hasil penyelesaian layanan.

PENITIPAN SERVER


  1. Pimpinan unit kerja yang akan menitipkan server (server colocation) di PSDI membuat surat permohonan ke KaPSDI;
  2. KaPSDI akan mendisposisikan surat permohonan tersebut ke KaBidJar;
  3. KaBidJar akan menunjuk staf bidang jaringan untuk menangani permintaan ini;
  4. Staf Bidang Jaringan akan memeriksa daftar ketersediaan tempat dan listrik pada data center PSDI;
  5. Staf Bidang Jaringan akan memeriksa spesifikasi, bentuk server, nama domain untuk server yang akan dititipkan;
  6. Staf Bidang jaringan menginformasikan kepada unit kerja/pemohon untuk segera mengirimkan fisik server ke PSDI;
  7. Setelah unit kerja mengirimkan server yang akan dipasang, staf bidang jaringan yang ditunjuk segera memasang server dan memberikan alamat IP untuk server dengan mengacu kepada daftar penggunaan IP server;
  8. Petugas melakukan pengubahan entri DNS untuk server pada server DNS UGM;
  9. Setelah pemasangan selesai, petugas akan memasukkan server ke dalam sistem monitoring bidang jaringan;
  10. Staf yang ditunjuk melaporkan ke KaBidJar setelah server masuk ke dalam sistem monitoring;
  11. KaBidJar membuat surat pemberitahuan ke unit kerja tentang kesiapan server yang telah terpasang beserta alamat IP yang sudah diberikan.

 

PENDAFTARAN EMAIL/HOSTING PRIBADI


  1. Calon Pengguna/Pendaftar dapat mendaftarkan pemintaan alamat Email/Hosting dengan cara melakukan Pendaftaran Email/Hosting melalui formulir Pendaftaran Email (FO-UGM-TIK- 02-02)/Hosting(FO-UGM-TIK-02-03) Online di http://mail.ugm.ac.id/wmail;
  2. Pengguna harus memilih identitas akun (user ID untuk login) yang memuat bagian dari nama Pengguna;
  3. Formulir yang telah diisi akan diperiksa keabsahan datanya oleh Petugas Layanan. Pemeriksaan ini dilakukan dengan cara;
    • Petugas Pelayanan mencocokkan data verifikasi) yang diisikan dengan data yang ada di Universitas;
    • Daftar email dan/atau hosting untuk mahasiswa/alumni yang belum di verifikasi akan berada di dalam halaman antrian, agar email/hosting itu bisa segera digunakan, pendaftar harus datang ke PSDI untuk menunjukan Kartu Mahasiswa/kartu alumni-nya ke petugas pelayanan di PSDI agar email/hosting bisa di verifikasi, diaktifkan dan segera digunakan;
    • Bagi Dosen/Karyawan yang telah sebagai Pegawai Negeri Sipil, verifikasi dapat dilakukan oleh Petugas Pelayanan dengan mencocokkan data yang ada di HRIS. Bila data sesuai, maka Petugas Pelayanan akan memberikan persetujuan dan melakukan aktifasi akun tanpa perlu meminta kehadiran Pengguna. Bila data tidak sesuai atau tidak ditemukan maka Pengguna harus hadir di PSDI untuk melengkapi kekurangan data yang diperlukan untuk aktifasi;
    • Pengguna dengan status sebagai tenaga honorer dengan SK dekan/lembaga tetap diminta untuk menunjukkan surat/kartu pegawai di instansinya masing-masing ke front Desk agar akun mail/hosting di antrian segera bisa disetujui dan digunakan;
  4. Pendaftaran Hosting harus disertai dengan pendaftaran email;
  5. Bila lebih dari dua bulan dari saat pengajuan pengguna belum melengkapi kekurangan data yang berakibat akun belum diaktifkan, maka akun mail/hosting yang ada di antrian akan dihapus;

 

PENDAFTARAN EMAIL/HOSTING UNIT KERJA/ORGANISASI


  1. Instansi dan Organisasi membuat surat yang ditujukan kepada KaPPTIK, diketahui/ditandatanani oleh pimpinan unit kerja;
  2. Pengguna harus menyertakan kontak teknis yang dapat dihubungi, diutamakan penanggung jawab TIK unit kerja yang bersangkutan;
  3. Berdasar surat yang diajukan, KaPSDI akan memberikan disposisi kepada Bidang Komunikasi apakah pengajuannya dapat dipenuhi atau perlu ada penyesuaian dengan aturan yang ada;
  4. Petugas Layanan memproses pembuatan akun email/hosting akun yang telah dibuat dan diaktifkan diberitahukan oleh Petugas Layanan kepada Kontak teknis yang disebutkan oleh Pengguna melalui email atau telpon.

 

PELAYANAN PENYEDIAAN TELECONFERENCE


  1. Pengguna mengajukan permohonan ditujukan kepada KaPPTIK melalui surat/email/helpdesk PLO PSDI;
  2. Permohonan diterima PSDI selambat-lambatnya satu minggu sebelum pelaksanaan dan harus memuat informasi ;
    • Jumlah peserta;
    • Waktu uji koneksi;
    • Waktu pelaksanaan;
    • Kontak teknis kedua belah pihak (sisi UGM dan sisi lawan konferensi).
  3. Apabila waktu dan tempat pelaksanaan yang diminta berbenturan dengan acara lain, PSDI harus menginformasikan keadaan tersebut kepada Pengguna untuk dipertimbangkan alternatif pelaksanaannya;
  4. Kontak Teknis PSDI akan menghubungi kontak teknis yang diberikan untuk membicarakan teknis persiapan dan pengujian koneksi untuk Teleconference;
  5. PSDI melayani penggunaan fasilitas Teleconference pada hari yang ditetapkan dengan pendampingan teknis apabila diperlukan dan bertanggung jawab (dari sisi teknis) menjaga kelancaran pelaksanaan Teleconference.

 

LAYANAN PENYEDIAAN NOMOR TELEPON BERBASIS IP (VOIP)


  1. Calon pengguna mengisi formulir permohonan nomor VOIP (FO-UGM-TIK-06- 01);
  2. Petugas menindaklanjuti permohonan dengan memvalidasi calon pengguna;
  3. Pengguna kemudian mendapatkan nomor yang diberikan oleh petugas;
  4. Nomor siap dipakai.

 

LAYANAN PERUBAHAN PASSWORD


  1. Pengguna mengajukan permintaan perubahan password kepada petugas;
  2. Pengguna menunjukkan bukti diri ke petugas;
  3. Petugas memverifikasi bukti diri dengan data PSDI;
  4. Jika sesuai, petugas langsung mengganti password dengan password yang baru;
  5. Password baru diinformasikan ke pengguna.

 

PENANGANAN GANGGUAN KONEKSI INTERNET PADA JARINGAN UTAMA


  1. Staf bidang jaringan melakukan cek secara fisik terhadap perangkat aktif jaringan tulang punggung minimal sebulan sekali. Item cek fisik sesuai dengan form FO-UGM-TIK-003;
  2. Staf Bidang Jaringan PSDI yang bertugas untuk memonitor jaringan melihat pesan koneksi gangguan pada sistem monitoring;
  3. Staf Bidang Jaringan melakukan cek server DNS yang digunakan dengan menggunakan perintah nslookup. Domain yang digunakan sebagai parameter masukan untuk program nslookup adalah ugm.ac.id, plasa.com, detik.com, dan yahoo.com ;
  4. Staf bidang jaringan menggunakan program mtr untuk melakukan cek konektivitas. Alamat IP yang digunakan untuk melakukan pengecekan adalah 202.158.66.92 untuk koneksi nasional dan 69.147.114.224 untuk koneksi ke internasional;
  5. Apabila hasil dari mtr berjalan dengan lancar, maka server DNS perlu diperbaiki;
  6. Apabila salah satu dari hasil mtr tidak bagus, maka staf bidang jaringan yang bertugas untuk monitoring segera menghubungi EoSPT Telkom atau 0-800-1-TELKOM;
  7. Staf bidang jaringan yang bertugas menanyakan estimasi pemulihan gangguan ke EoS PT Telkom atau 0-800-1-TELKOM;
  8. Staf bidang jaringan PSDI membuat laporan ke pengguna Internetdi lingkungan UGM melalui website http://pptik.ugm.ac.id tentang gangguan jaringan yang terjadi beserta estimasi waktu untuk pulih kembali;

 

PENANGANAN GANGGUAN KONEKSI INTERNET PADA JARINGAN LOKAL

  1. Staf bidang jaringan PSDI yang bertugas untuk melakukan monitoring jaringan menemukan adanya gangguan pada node dijaringan lokal UGM atau menerima laporan dari pengguna jasa di lingkungan UGM;
  2. Staf bidang jaringan PSDI segera melakukan pengecekan perangkat dengan menggunakan perintah ping;
  3. Apabila ping tidak berhasil, maka staf bidang jaringan PPTIK segera menghubungi pengelola IT tempat terjadi gangguan dan mengkonfirmasi yang terjadi;
  4. Apabila gangguan pada prasarana infrastruktur, staf bidang jaringan segera menanyakan estimasi lama gangguan;
  5. Staf bidang jaringan segera melaporkan tentang permasalahan yang terjadi dan perkiraan waktu pemulihan kembali ke KaBidJardan pengelola IT yang terkena dampak dari gangguan.
  6. Apabila gangguan terjadi pada infrastruktur IT, staf bidang jaringan segera melaporkan permasalahan yang terjadi kepada KaBidJardan pengelola IT yang terkena dampak dari gangguan.
  7. Kepala bidang layanan jaringan segera menindaklanjuti laporan dengan mengirimkan staf bidang jaringan ke lokasi tempat gangguan;
  8. Staf bidang jaringan PSDI segera melakukan inventarisasi permasalahan dan berdasarkan hal tersebut ditentukan estimasi waktu pemulihan;
  9. Staf bidang jaringan PSDI melaporkan kondisi di lapangan beserta estimasi waktu pemulihan kepada kepala bidang layanan jaringan;
  10. Kepala bidang layanan jaringan melaporkan kondisi yang terjadi beserta estimasi waktu pemulihan kepada para pengelola IT yang terkena dampak dari gangguan.

 

PENANGANAN GANGGUAN PADA SERVER WEB


  1. Staf Bidang Jaringan PSDI yang bertugas untuk memonitor server melihat pesan gangguan dari layanan suatu server atau menerima laporan dari pengguna jasa;
  2. Staf Bidang Jaringan mengakses layanan server tersebut untuk memastikan bahwa pesan gangguan memang benar;
  3. Staf Bidang Jaringan akan melaporkan ke KaBidJar kejadian gangguan server;
  4. Apabila server yang mengalami gangguan dan pengelolaan servernya di bawah PSDI, maka KaBidJar akan memerintahkan staf bidang jaringan melakukan pengecekan pada server web;
  5. Staf bidang jaringan yang ditugaskan untuk melakukan pengecekan terhadap layanan web mencari sumber permasalahan pada serverdan menyelesaikan permasalahan tersebut;
  6. Staf yang ditugaskan akan melaporkan penyebab dan solusi penyelesaian dari permasalahan ke KaBidJar;
  7. Apabila server yang mengalami gangguan, pengelolaan servernya tidak dilakukan oleh PSDI, maka KaBidJar akan menghubungi pengelola server tersebut agar menyelesaikan permasalahan yang terjadi.

 

LAYANAN PENGADUAN TEKNOLOGI INFORMASI dan KOMUNIKASI (TIK)


  1. Pengguna dapat membuat pengaduan melalui isian Formulir Pengaduan (Helpdesk) Online (F0-UGM-TIK-11-01) yang ada di http://helpdesk.ugm.ac.id , atau datang ke bagian frontdesk, telepon, atau email;
  2. Pengaduan yang masuk selain melalui formulir online (helpdesk), akan dimasukkan ke sistem pengaduan (F0-UGM-TIK-11-02) oleh petugas layanan;
  3. Pengguna mendapatkan nomor tiket pengaduan;
  4. Pengaduan yang masuk akan terdistribusi kepada group helpdesk;
  5. Group helpdesk menndaklanjuti pengaduan dan menuliskannya ke sistem helpdesk;
  6. Pengguna dapat memonitor pengaduannya melalui nomor tiket yang diterima.

 

LAYANAN PENCADANGAN (BACKUP) DATA


  1. Pengguna membuat permohonan daftar aplikasi dan data yang akan dibackup kepada KaPSDI;
  2. KaPSDI memberikan disposisi kepada Kabidjar, selanjutnya Kabidjar menunjuk staf untuk melakukan klasifikasi backup dan konfigurasi backup;
  3. Petugas backup akan membuat konfigurasi backup untuk masing-masing server sesuai dengan retensinya. Backup harian disimpan dalam waktu 1 minggu. Backup mingguan disimpan dalam waktu 1 bulan. Backup bulanan disimpan dalam waktu 1 tahun, dan backup tahunan diarsipkan. Konfigurasi backup yang dibuat oleh petugas memungkinkan backup dijalankan secara otomatis pada malam hari;
  4. Petugas backup melaporkan kepada kabidjar bahwa proses backup siap untuk dimulai.

 

Layanan Pemulihan (Recovery) Data


  1. Pengguna mengajukan permohonan kepada KaPSDI untuk memulihkan data yang telah dibackup sebelumnya melalui surat/email/helpdesk PSDI;
  2. KaPSDI mendisposisikan permintaan pemulihan data kepada Kabidjar;
  3. KaBidJar menugaskan staf untuk melakukan pemulihan data yang dimaksud;
  4. Petugas Recovery melaporkan kepada kabidjar bahwa proses pemulihan data siap dilaksanakan.

 

PENDAFTARAN JURNAL ONLINE UNIT KERJA/ ORGANISASI


  1. Instansi dan Organisasi membuat surat yang ditujukan kepada KaPSDI, diketahui/ditandatanani oleh pimpinan unit kerja;
  2. Pengguna harus menyertakan kontak teknis berupa nama lengkap, alamat email UGM, dan nomor HP yang dapat dihubungi, diutamakan penanggung jawab TIK unit kerja yang bersangkutan;
  3. Berdasar surat yang diajukan, KaPSDI akan memberikan disposisi kepada Bidang Aplikasi dan Layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi apakah pengajuannya dapat dipenuhi atau perlu ada penyesuaian dengan aturan yang ada;
  4. Petugas Layanan memproses pembuatan host jurnal online beserta akun sesuai kontak teknis.